עורך דין הוא אחד המקצועות החשובים ביותר. הוא מייצג, עוזר ומטפל בכל הנושאים המשפטיים והבירוקרטים של השוכרים את שירותיו. מן הסתם לכל עורך דין יש קלסרים משרדיים ותיקים רבים עמוסי ניירת חשובה, בהם כל החומר המשפטי והמידע שהוא צריך לטובת ביצוע עבודתו לרבות מידע על הלקוחות והסטטוס המשפטי שלהם.
בשנים האחרונות בפרט בעידן הדיגיטלי בו אנו חיים, קמו חברות המציעות שירותי סריקת מסמכים. סריקת מסמכים מאפשרת חיסכון עצום של מקום, חיסכון עצום בזמן ומייעלת את העבודה השוטפת במשרדי עורכי דין.
מהי סריקת מסמכים?
סריקת מסמכים היא פרוצדורה נפוצה ומקובלת כיום, משתמשים בה במוסדות ממשלתיים, בארגונים, במשרדי ממשלה ובמגזר העסקי והפרטי. יחד עם זאת, רבים עדיין אינם מודעים לתועלת הרבה שניתן להפיק מסריקת מסמכים. סריקת המסמכים מתבצעת על ידי ציוד מיוחד בו המסמך מתועד בתוכנה ממוחשבת, הופך לקובץ וניתן לשלוף אותו בקלות ובמהירות, בין השאר גם על ידי מפתוח. ניתן לשמור את הקובץ במחשב, במדיה מגנטית (דיסק CD / DVD) או בזיכרון נייד ( (Disk Ob Key, החומר הסרוק’ נשמר / נגרס או מועבר לביעור (מושמד).
הסיבות לשימוש בשירות לסריקת מסמכים לעורכי דין
הגברת התפוקה והיעילות – ברוב משרדי עורכי הדין מרבים לתייק מסמכים בתיקים ובקלסרים עבי כרס, כדי לבצע זאת בנכונה, טובה ויעילה מעסיקים כוח אדם, לרוב זו מזכירה, שתטפל בתיוק ושמירת הניירת, דבר זה גוזל שעות עבודה רבות ובא על חשבון צרכי המשרד האחרים, לא אחת קורה שמסמך “הולך לאיבוד”, נקרע או מתויק בטעות בתיקייה או קלסר הלא נכון. סריקת המסמכים מאפשרת לתייק אותם בדיוק במקום הנכון, למצוא אותם מהר ולצפות או להדפיס אותם ברגע, תוך שימוש בתוכנת מחשב מתקדמת למפתוח, הצגה ושמירה על סדר. לאור כל זאת מומלץ מאוד לעורכי דין אשר טרם העבירו את משרדם לדיגיטלי יותר, להיעזר בשירותי סריקת מסמכים לעורכי דין. יתירה מכך, הסריקה יכולה להתבצע במשרדך, כך שהחומר אינו יוצא החוצה.
מציאת מסמך בקלות – החיסרון העיקרי בתיוק מסמכים בקלסרים עבי כרס הוא האתגר במציאת מסמך בודד (בפרט אם הוא קטן) בתוך קלסר עב כרס. אבל אם כל המסמכים היו סרוקים כמו שצריך באופן דיגיטלי ובתיקיות המחשב, אפשר היה לשלוף ברגע כל מסמך מכל תקופה.
חיסכון בהוצאות – משרדי עורכי דין רבים נאלצים לשכור משרד גדול יותר ולו רק כדי להכיל את כל התיקיות, הקלסרים והמידוף הנלווה. כאשר כל המסמכים סרוקים, אז אין ניירת כזאת במשרד עצמו ועל כן ניתן לעבוד במשרד קטן יותר, מה שבסופו של דבר תורם להפחתת ההוצאות הרבות של המשרד (שכירות, הוצאות שוטפות, ארנונה וכו’).
חשוב להזכיר כי גם במישורים אחרים סריקת מסמכים למשרדי עורכי דין מסייעת לחיסכון בהוצאות, כמו בזמן שנדרש על ידי העובדים לתייק או לחפש אחר מסמך מסוים, חיסכון בהוצאות על גריסת או השמדת ניירת וחיסכון על נייר להדפסה.
איך מתבצע תהליך סריקת המסמכים?
תחילה מומלץ לפנות לחברה העוסקת בתחום זה ומציעה שירות עד למשרד / לבית ושירותים משלימים לסריקה, כגון מפתוח, גריסה, ביעור וכו’. עוד חשוב, הניסיון. חברה עם ניסיון תחסוך לכם זמן רב וגם כסף.
יש מקרים שמטעמי נוחות, עורכי דין מעדיפים למסור את המסמכים לסריקה לידי נציגי החברה הסורקת, כמובן לאחר הפניה וסיכום ההתקשרות הראשוני. או אז מגיעים נציגי חברת הסריקה אל המשרד ואוספים כל הניירת הרלבנטית ומקבלים הוראות. לאחר מכן, באתר החברה הסורקת ובעזרת סורקים דיגיטליים איכותיים היא סורקת את כל המסמכים שהתקבלו באופן מאורגן ומסודר על פי ההוראות. עם תום הסריקה, מחזירים נציגי החברה את המסמכים המקוריים שנסרקו ומוסרים גם את קבצי הסריקה והמפתוח לידי מזמין העבודה. בנוסף מספקים הם גם הדרכה קצרה לשימוש בתוכנה לטיפול במסמכים כך תוכלו לחפש ולמצוא כל מסמך בצורה טובה ומהירה.
היתרונות בלשכור שירות סריקת מסמכים
סריקה בגדלים שונים – אם אתם מבצעים את הסריקה בעצמכם אתם יכולים לגלות כי יש מסמכים שונים בגדלים מעל הגודל הרגיל (מעל ל 4A) שאין באפשרותכם לסרוק אותם בסורק מסמכים רגיל. חברה העוסקת בתחום סריקת מסמכים תוכל לסרוק אותם.
ציוד מקצועי וחדשני – חברה שכל עיסוקה הוא בסריקת מסמכים מחזיקה ציוד ייחודי ומקצועי שיכול לסרוק תמונות, ספרים, גרמושקות ועוד. אז אם יש לכם מסמכים לסריקה לא סטנדרטיים, שירות סריקת מסמכים יסייע לכם לסרוק אותם.
שלבי עבודה ברורים – חברה לתיוק לסידור וסריקת מסמכים תבצע את כל השלבים, צעד אחר צעד, במדויק עד לתוצאה המושלמת. היא תדאג לכך שהמסמכים נלקחים מהלקוח ומוחזרים אליו. צוות החברה ידאג להוציא בזהירות את הסיכות ושאר האמצעים המגבילים את הסריקה, וישיב אותם לקדמותם לאחר הסריקה.
בניית ארכיב דיגיטלי – ניתן לבנות ארכיב דיגיטלי ולקבל שירותים משלימים נוספים לטיפול במסמכים שנסרקו.
מה בסוף?
בעידן הדיגיטלי של היום סריקת מסמכים והטיפול הדיגיטלי בהם חיוני מאוד לעורכי דין ותורמת רבות להצלחה העסקית.
